Guild Rules – Urbanum

URBANUM GUILD RULES

N.B: For OFFICIAL guild rules in Finnish, scroll past the English translation!

Unofficial English Translation

1. The association’s name and domicile

The name of the association is Urbanum ry and its domicile is located in Tampere. In these rules, the association is referred to as the guild.

2. The guild’s language

The working language of the guild is English.

3. Purpose and quality of operations

The purpose of the guild is to act as an advocacy organisation for the students of the Sustainable Urban Development programme and the students of the Master’s programmes to which Sustainable Urban Development students have a direct study right to at Tampere University. Toward this end, the guild organises discussions, education and recreational events, participates in the activities of the Student Union of Tampere University (TREY) and those of the Teekkari Union of Tampere (TT), Graduates of Social and Health Sciences (YTY), The Students of the Faculty of Management and Business (Johto), and collaborates with the university, as well as other student associations.

To support its activities the guild may:

receive grants, donations and wills, arrange paid entertainment events, and engage in other small-scale fundraising, such as by trading products they commission
Acquire ownership or control of movable and fixed property that is necessary for its activities;
practice, in accordance with 5§ of the Association Act, trade or other gainful activity which is directly related to the realization of its purpose or which is to be deemed economically insignificant, without generating financial gain or advantage for the members involved in its activities

4. Members

The guild’s members are:

Official members. Any students studying at Tampere University who have paid the membership fee set at the fall general meeting, and accepts the guild’s rules and purpose, can be accepted as official members of the guild. Official members are accepted by the Board of the guild.
Supporting members. Any person or legal entity interested in supporting the guild who has paid the supporting membership fee may be accepted as supporting members. Supporting members do not have the right to vote at general meetings. Supporting members are accepted by the Board of the guild.
Honorary members. A person who has significantly progressed and supported the actions of the guild can be accepted as an honorary member. Honorary members do not have the right to vote at general meetings. Honorary memberships are granted by the Board of the guild.

A member of the guild can face disciplinary consequences if they have caused significant harm to the guild by their actions, within the guild or outside of it. The Board has the right to decide on disciplinary measures to be taken. These measures can include oral or written warnings, ban from guild services or ban from entering guild spaces and events.

Members of the guild can revoke their membership by notifying the Board of the guild in writing. If a member’s actions have seriously damaged the guild or its reputation or if the member has grossly, intentionally or repeatedly violated its rules or statutes, the Board of the guild may decide to suspend their membership temporarily or permanently.

5. Joining and membership fee

The amount of the joining fee and the annual membership fee paid by official members of the guild shall be decided in the fall general meeting. Official memberships are valid from 1.8. to 31.7.

The amount of the supporting membership fee shall be decided in the fall general meeting. Supporting memberships are valid from 1.8. to 31.7.

Honorary members of the guild are not required to pay a membership fee.

A member shall be deemed to have resigned from the guild if they have not held a valid membership fee for a period of 30 days.

6. The Board

The guild’s affairs are managed by a Board consisting of a Chairperson elected at the fall general meeting and 2-15 other official members, who must be members of the guild when elected. The term of office of the Board is one calendar year. The Board elects a Vice Chairperson from among its members and appoints a Secretary, Treasurer and other necessary officers from among its members or from outside itself.

The Board shall meet at the invitation of the Chairperson or, in their absence, the Vice Chairperson, whenever they consider it necessary or at the request of at least half of the members of the Board. A quorum shall exist when at least half of the members of the Board, including the Chairperson or the Vice Chairperson, are present. Votes shall be decided by an absolute majority of votes. In the event of a tie, the Chairperson shall have the deciding vote, or in the case of elections, lots shall be drawn.

7. Signing on Behalf of the Guild

The guild’s name can be signed by the Chairperson, Vice Chairperson, Secretary or Treasurer, each individually.

8. Accounting period

The financial year of the guild is the calendar year.

9. General Meetings

The guild holds at least two meetings annually. The meetings of the guild are the Spring General Meeting, the Fall General Meeting, and extraordinary meetings. The Spring General Meeting shall be held between January and May, and the Autumn General Meeting between September and December, on a date determined by the Board. Participation in guild meetings may, if decided by the Board or by the General meeting, also take place by remote connection, post or other technical means during the meeting or prior to the meeting.

Each official member has one vote at general meetings. Supporting members and honorary members have the right to attend and speak at general meetings. Unless otherwise stated in the rules, the decision of the general meeting shall be the opinion supported by more than half of the votes cast. In the event of a tie, the chairperson of the meeting shall have the deciding vote, or in the case of an election, lots shall be drawn.

The guild shall convene an extraordinary meeting if the Board considers it necessary or if one tenth (1/10), or at least ten (10), of the guild’s official members request it in writing from the Board for the purpose of addressing a matter specified by them. If the official members request a meeting, the meeting must be held within three (3) weeks of the request being submitted to the Board.

10. Convening a General Meeting

The Board must summon the general meeting at least seven (7) days before the meeting to the members by email or on the guild’s website. The agenda of the meeting must be attached to the invitation. The meeting has a quorum if it is convened according to the rules.

11. Official Meetings

The Spring General Meeting addresses the following topics:

Opening the meeting.
Choosing a chair, secretary, two examiners of the minutes, and if needed, two vote counters.
Declaring the legality and quorum of the meeting.
Approve the agenda for the meeting.
Presenting and reviewing the annual report of the previous year, the financial statement of the previous year, as well as the audit statement of the previous year.
Accepting the financial report and releasing the Board of the previous year and other reliable persons from their responsibilities.
Discuss other topics mentioned in the invitation of the general meeting.

The Fall General Meeting addresses the following topics:

Opening the meeting.
Choosing a chair, secretary, two examiners of the minutes, and if needed, two vote counters.
Declaring the legality and quorum of the meeting.
Approve the agenda for the meeting.
Approve the plan of action, the budget, and the joining and membership fees of an official member and the membership fee of a supporting member for the next membership fee period.
Elect the Chairperson of the Board and other board members
Choosing one or two operation inspectors and deputy operation inspectors.
Discuss other topics mentioned in the invitation of the general meeting.

If a member of the guild wishes to discuss a matter during the General Meeting, they must notify the Board in writing within sufficient time so that it may be included in the invitation to the meeting.

12. Amendment of the rules and the dissolution of the guild

The decision to change the rules or dissolve the guild must be taken at a general meeting by a majority of at least three-quarters (3/4) of the votes cast. The invitation to the meeting must mention the change of the rules or the dissolution of the guild.

In the event of dissolution of the meeting, the guild’s funds shall be used to further the purpose of the guild in the manner determined by the meeting deciding on dissolution. If the guild is dissolved, its assets shall be used for the same purpose.

Virallinen Suomen Kielinen Versio

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Urbanum ry ja sen kotipaikka on Tampere. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä kilta.

2. Killan kieli

Killan työkieli on englanti.

3. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Killan tarkoituksena on toimia Tampereen yliopiston Sustainable Urban Development -tutkinto-ohjelman opiskelijoiden etujärjestönä sekä niiden maisterin tutkintojen opiskelijoiden etujärjestönä, joihin Sustainable Urban Development -tutkinto-ohjelman opiskelijoilla on suora opinto-oikeus. Tarkoituksensa toteuttamiseksi kilta järjestää keskustelu-, koulutus- ja ajanviettotilaisuuksia, osallistuu Tampereen ylioppilaskunnan toimintaan, osallistuu Tampereen Teekkarien, Yhteiskunta- ja terveystieteiden ylioppilaiden sekä Johtamisen ja talouden tiedekunnan opiskelijoiden toimintaan, toimii yhteistyössä yliopiston kanssa sekä toimii yhteistyössä muiden opiskelijajärjestöjen kanssa.

Toimintansa tukemiseksi kilta voi:

ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja, järjestää maksullisia huvitilaisuuksia sekä harjoittaa muuta pienimuotoista varainhankintaa esimerkiksi kauppaamalla teettämiään tuotteita;
hankkia omistukseensa tai hallintaansa toimintansa kannalta tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta;
harjoittaa yhdistyslain 5§:n mukaista elinkeinoa tai ansiotoimintaa, joka liittyy välittömästi sen tarkoituksen toteuttamisen taikka jota on pidettävä taloudellisesti vähäarvoisena, mutta ei hanki taloudellista etua tai ansiota toimintaansa osallistuville jäsenille.

4. Jäsenet

Killan jäseniä ovat:

Varsinaiset jäsenet. Killan varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen Tampereen yliopistossa opiskeleva opiskelija, joka on maksanut syyskokouksessa määritellyn jäsenmaksun, sekä hyväksyy killan säännöt ja tarkoituksen. Varsinaiset jäsenet hyväksyy killan hallitus.
Kannatusjäsenet. Killan kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä jokainen killan tukemisesta kiinnostunut henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka on maksanut kannatusjäsenmaksun. Kannatusjäsenillä ei ole äänioikeutta killan kokouksissa. Kannatusjäsenet hyväksyy killan hallitus.
Kunniajäsenet. Killan kunniajäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut killan toimintaa. Kunniajäsenillä ei ole äänioikeutta killan kokouksissa. Kunniajäsenet nimittää killan hallitus.

Killan jäsenelle voidaan kohdistaa kurinpitotoimia, mikäli tämä on menettelyllään killan tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut kiltaa. Päätösvalta kurinpitotoimien käyttämisessä on killan hallituksella. Kurinpitotoimina voidaan käyttää varoituksia, jäsenpalvelujen epäämistä määräajaksi sekä porttikieltoa killan tilaan ja tapahtumiin.

Killan jäsen voi erota killasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti killan hallitukselle. Hallitus voi päättää jäsenen erottamisesta määräajaksi tai pysyvästi, jos se katsoo jäsenen toiminnan huomattavasti vahingoittaneen kiltaa, tai rikkoneen törkeästi, tahallisesti tai toistuvasti sen sääntöjä tai ohjesääntöjä.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Killan varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous. Varsinainen jäsenmaksu on voimassa 1.8.-31.7.

Killan kannatusjäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous. Kannatusjäsenyyden jäsenmaksu on voimassa 1.8.-31.

Killan kunniajäsenet eivät ole velvollisia maksamaan jäsenmaksua.

Jäsenen katsotaan eronneen killasta, mikäli hänellä ei ole voimassa olevaa jäsenmaksua 30 vuorokauden ajan.

6. Hallitus

Killan asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-15 muuta varsinaista jäsentä, joiden tulee olla killan jäseniä valintahetkellä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

7. Killan nimen kirjoittaminen

Killan nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.

8. Tilikausi

Killan tilikausi on kalenterivuosi.

9. Killan kokoukset

Kilta pitää vuosittain vähintään kaksi varsinaista kokousta. Killan kokouksia ovat kevätkokous, syyskokous sekä ylimääräiset kokoukset. Killan kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä. Killan kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai killan kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Killan kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Kannatusjäsenillä sekä kunniajäsenillä on killan kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Killan kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Kilta kokoontuu ylimääräiseen kokoukseen mikäli hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun yksi kymmenesosa (1/10) tai vähintään kymmenen (10) killan äänioikeutetuista varsinaista jäsentä sitä kirjallisesti killan hallitukselta vaatii ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Varsinaisten jäsenten vaatiessa kokousta, kokous on pidettävä kolmen (3) viikon kuluessa vaatimuksen jättämisestä hallitukselle.

10. Killan kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava killan kokoukset koolle vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta jäsenille sähköpostitse tai killan verkkosivuilla. Kokouskutsun yhteydessä on esitettävä myös esityslista. Killan kokous on päätösvaltainen, jos se on sääntöjen mukaisesti koolle kutsuttu.

11. Varsinaiset kokoukset

Killan kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

kokouksen avaus
valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
hyväksytään kokouksen työjärjestys
esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Killan syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

kokouksen avaus
valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
hyväksytään kokouksen työjärjestys
vahvistetaan toimintasuunnitelma, talousarvio sekä varsinaisen jäsenen liittymis- ja jäsenmaksun suuruus sekä kannatusjäsenen jäsenmaksun suuruus seuraavalle jäsenmaksukaudelle
valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa
käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli killan jäsen haluaa saada jonkin asian killan kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja killan purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai killan purkamisesta on tehtävä killan kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai killan purkamisesta.

Killan purkautuessa käytetään killan varat killan tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Killan tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.